Nachweispflichten in der betrieblichen Altersvorsorge

Was müssen Arbeitgeber durch das Nachweisgesetz beachten?

Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrages schriftlich aufzuzeichnen, zu unterzeichnen und dem betreffenden Arbeitnehmer auszuhändigen. Zum 1. August 2022 ist das bereits seit 1995 bestehende Gesetz in einer neuen Fassung in Kraft getreten. Damit wurden Vorgaben der sogenannten EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie umgesetzt. Das neugefasste Gesetz berührt nicht nur die Informationspflichten des Arbeitgebers bei Arbeitsverträgen sondern auch bei Vereinbarungen zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV).

Nachweisgesetz und bAV-Informationspflichten

bAV-Vereinbarungen zählen zweifellos zu den wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses. Hier gilt nach dem Nachweisgesetz eine schriftliche Nachweispflicht. Textform – z. B. elektronische Nachricht – genügt nicht. Der Nachweis ist binnen eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses zu führen. Neu ist, dass auch Name und Anschrift des Versorgungsträgers der bAV nachzuweisen sind, es sei denn der Versorgungsträger führt selbst den Nachweis.

Wie detailliert der Nachweis bei bAV-Vereinbarungen erfolgen muss, hängt von den rechtlichen Grundlagen der betrieblichen Altersversorgung ab:

• bei bAV-Lösungen auf Basis von bestehenden Tarifverträgen, Versorgungsordnungen, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen genügt für den Nachweis ein allgemeiner Hinweis auf die betreffende Rechtsgrundlage und ggf. die Aushändigung oder Beifügung des betreffenden Dokuments zum Arbeitsvertrag. Kollektivvertragliche bAV-Vereinbarungen müssen dabei selbst den wesentlichen Anforderungen gemäß Nachweisgesetz genügen;
• bei Individualvereinbarungen sind die wesentlichen Zusagedetails (Durchführungsweg, Höhe und Fälligkeit von Versorgungsbeiträgen, abgesicherte Risiken – Alter, Invalidität, Tod -, Leistungsberechnung, Leistungshöhen und Leistungsformen, Leistungsvoraussetzungen) nachzuweisen.

Nachweis auch bei Änderungen erforderlich

Die Nachweispflicht besteht nicht nur beim Neueintritt eines Beschäftigten in den Betrieb, sondern auch bei bestehenden Beschäftigungsverhältnissen wenn sich wesentliche Rahmenbedingungen der bAV ändern. Entsprechend sind auch schon länger Beschäftigte zu informieren, soweit betroffen. Wesentliche Änderungen sind zum Beispiel:

• Änderungen bei der Höhe einer Entgeltumwandlung;
• grundlegend veränderte Vertragsbedingungen;
• Vereinbarung einer neuen Versorgungsordnung.

Bei der Erfüllung der Vorgaben des Nachweisgesetzes steckt oft sprichwörtlich „der Teufel im Detail“. Wir unterstützen Sie bei der Erfüllung Ihrer Nachweispflichten als Arbeitgeber gegenüber Beschäftigten – durch Beantwortung Ihrer Fragen und einer kompetenten Beratung.

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Behrschmidt & Kollegen ist kompetenter Partner für Unternehmen als Arbeitgeber und für Beschäftigte, wenn es um betriebliche Vorsorgelösungen geht. Beide Seiten profitieren von unseren vielfältigen Vorsorgeleistungen.

Es ist uns dabei ein besonderes Anliegen, Personalverantwortliche und HR-Abteilungen bei der oft anspruchsvollen Umsetzung von betrieblichen Vorsorgelösungen zu unterstützen und zu entlasten.